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Reisekostenpauschale – so rechnen sie richtig ab

Wer beruflich viel unterwegs ist, kennt die Problematik: Im Rahmen der Dienstreisen fallen verschiedene Aufwendungen an. Diese schwingen sich – eine gewisse Regelmäßigkeit der Auswärtstätigkeit vorausgesetzt – schnell in unangenehme Höhen. Nicht jeder Arbeitnehmer aber weiß, dass er die hier entstehenden Kosten nicht zwangsläufig übernehmen muss. Viele Arbeitgeber erstatten ihren Angestellten den ausgelegte Betrag unter Vorlage einer entsprechenden Reisekostenabrechnung.

Reisekostenpauschale – was ist das überhaupt?

Entstehen durch dem Arbeitnehmer durch die auswärtige Tätigkeit Kosten, so kann ihm der Arbeitgeber diese in großen Teilen steuerfrei erstatten. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass zwischen den beiden Vertragsparteien eine entsprechende Übereinkunft getroffen wurde. Typische Ausgaben, die mit der Durchführung einer Dienstreise regelmäßig verbunden sind, sind beispielsweise die Fahrtkosten sowie auch die Kosten für Unterkunft und Verpflegung. Die Abrechnung dieser Aufwendungen ist auf unterschiedlichen Wegen möglich: Zum einen über den Nachweis der tatsächlich entstandenen Kosten, zum anderen über den Ansatz einer gesetzlich geregelten Pauschale. Diese bezieht sich zumeist auf Fahrt- und Verpflegungskosten; im Rahmen der Übernachtung entstandene Kosten sind in den meisten Fällen gesondert auszuweisen. Auch hier aber kann eine Pauschale in Höhe von 20 Euro pro Nacht im Inland angesetzt werden; für Übernachtungen im Ausland bestehen darüber hinaus eigene Regelungen. Die Abrechnung über eine Pauschale ist grundsätzlich als der deutlich einfachere Weg zu verstehen, da hier die Mühe der akribischen Darlegung in allen Einzelheiten entfällt. Die einzelnen Spesensätze wurden im Gesetz verankert und in den letzten Jahren immer wieder angepasst.

Besonders häufig angesetzt wird die sogenannte Kilometerpauschale, der bei der Nutzung des eigenes Fahrzeuges für die Reise eine enorme Bedeutung zukommt: Pro gefahrenem Kilometer darf der Arbeitnehmer 0,30 Euro ansetzen. Reist er allerdings auf einem Zweirad an, so reduziert sich die Pauschale auf 0,13 Euro (Motorrad oder Motorroller) respektive 0,08 Euro (Moped oder Mofa). Wird eine weitere Person mitgenommen, so darf dies mit 0,01 bis 0,02 Euro pro Kilometer angerechnet werden. Nutzt der Arbeitnehmer bei Dienstreisen hingegen einen Firmenwagen, so steht ihm die Anrechnung der Kilometerpauschale nicht zu. Der Grund hierfür ist in der Tatsache zu sehen, dass ihm bei dieser Form der Dienstreise selbst keine Kosten entstehen. Grundsätzlich gilt: Die Kilometerpauschale soll nicht nur die Kosten für den Treibstoff decken, sondern auch für Steuern, die Abnutzung und Inspektion.

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich hingegen nach der Dauer der Abwesenheit des Arbeitnehmers. Erstreckt sich diese auf mehr als 24 Stunden, so dürfen ganze 24 Euro angesetzt werden; für eine Dauer von mindestens 14 Stunden gilt der Regelsatz von 12 Euro. Wichtig: Die Geltendmachung der Verpflegungspauschale ist erst ab einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden möglich. Berechnet werden dürften hier immerhin 6 Euro. Die Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten und die Höhe der Erstattung durch den Arbeitgeber können sich unterscheiden – dies ist zumeist dann der Fall, wenn der Arbeitgeber sich dahingehend abgesichert hat, lediglich die jeweils günstigste Alternative zu erstatten.

Keine Verpflichtung zur Gewähr der Reisekostenpauschale

Für den Arbeitgeber besteht keinerlei Pflicht zur Übernahme der Reisekosten seiner Arbeitnehmer. Werden dennoch diesbezügliche Vereinbarungen zwischen den beiden Parteien getroffen, so handelt es sich demnach um ein Entgegenkommen des Arbeitgebers auf freiwilliger Basis. Dieser kann auch im Falle einer entsprechenden Vereinbarung nicht dazu angehalten werden, die Auslagen des Arbeitnehmers nach Vorlage einer Reisekostenabrechnung in vollem Umfang zu erstatten. Vielmehr hat er das Recht sowie auch die Möglichkeit, den Betrag eigenmächtig zu reduzieren. Für den Arbeitnehmer aber bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass er für die entstandenen Kosten selbst aufkommen muss: Weisen die tatsächlichen Kosten und der durch den Arbeitgeber erstattete Betrag eine Differenz auf, so kann diese Differenz im Rahmen der Einkommenssteuererklärung vom Arbeitnehmer geltend gemacht werden. Ähnliches gilt für die Fälle, in denen keine Vereinbarung getroffen werden konnte oder der Arbeitgeber die Übernahme der Reisekosten verweigert. Hier nämlich kann der Arbeitnehmer seine Auslagen über den Umweg der Einkommenssteuer zurückfordern.

Steuerliche Handhabung der Reisekostenpauschale

Will der Arbeitnehmer die ihm während einer Dienstreise entstandenen Reisekosten in die Steuererklärung einbringen, so kann er sich hierbei an den gesetzlichen Vorgaben des Einkommenssteuergesetzes orientieren. Seine Auslagen finden hier als Werbekosten im Rahmen der Einkünfte nicht selbstständiger Arbeit in voller Höhe Berücksichtigung – zu beachten ist allerdings, dass der ausgelegte Betrag ab einer gewissen Höhe zu versteuern ist. Darüber hinaus können die Reisekosten auch als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Voraussetzung hierfür ist in beiden Fällen, dass die entstandenen Kosten tatsächlich durch das jeweilige Arbeits- oder Dienstverhältnis veranlasst wurden. Übernimmt der Arbeitgeber zwar einen Teil der Reisekosten, weigert sich aber, den vom Arbeitnehmer insgesamt ausgelegten Betrag zu erstatten, so kann die entstandene Differenz über die Einkommenssteuer geltend gemacht werden. Dies ist allerdings nur dann wirkungsvoll möglich, wenn der Arbeitnehmer neben der Kopie der Abrechnung auch den Nachweis der Buchung der Erstattung durch den Arbeitgeber auf dem eigenen Konto einreicht. Weiterhin muss der Arbeitgeber im Sinne der Abgabenordnung dazu in der Lage sein, die Originalpapiere vorzuweisen. Eine doppelte Erstattung der Reisekosten ist hingegen nicht möglich: Werden die Aufwendungen des Arbeitnehmers in vollem Umfang vom Arbeitgeber ausgeglichen, so können die durch die Dienstreise entstandenen Kosten nicht weiter als Werbungskosten abgezogen werden.

Weitere Reisekosten

Neben den hier bereits besprochenen Pauschalen entstehen im Rahmen von Dienstreisen oftmals weitere Kosten. Zu denken ist hierbei insbesondere an die Fahrnebenkosten, die beispielsweise durch die Nutzung von gebührenpflichtigen Straßen oder durch das Parken anfallen. Darüber hinaus können im Falle eines Unfalls auch die hierdurch anfallenden Kosten abgerechnet werden. Diese Abrechnung richtet sich regelmäßig an denjenigen, der die Reise überhaupt veranlasst hat; dies gilt ebenfalls für die Kosten aus einer Selbstbeteiligung. Verweigert werden kann die Übernahme dieser Kosten vom Arbeitgeber lediglich dann, wenn sich eine grobe Fahrlässigkeit des Arbeitnehmers gerichtlich feststellen lässt.